1 – Rejestracja i logowanie
Aby skorzystać z aplikacji do generowania sprawozdań środowiskowych należy się najpierw zarejestrować w systemie, a następnie zalogować. Formularz rejestracyjny jest dość rozbudowany, jednak jest to konieczne, ponieważ podane w nim informacje są następnie umieszczane na piśmie przewodnim do Marszałka województwa oraz na samym sprawozdaniu. Dane te podaje się tylko raz!
Po kliknięciu klawisza „Zapisz” dane zapisywane są do systemu i jednocześnie zostaje wysłany e-mail z linkiem potwierdzającym rejestrację, który należy kliknąć lub skopiować i wkleić do paska przeglądarki internetowej.
W momencie, gdy mamy już aktywne konto możemy się zalogować za pomocą podanego podczas rejestracji adresu e-mail oraz hasła.
UWAGA: Zauważyliśmy, że zdarzają się problemy z otrzymywaniem wiadomości na adres e-mail założony na niektórych portalach. Jeśli tak się zdarzy prosimy o kontakt e-mailowy lub telefoniczny (dział kontakt). Wówczas Państwa konto zostanie aktywowane przez nas „ręcznie”.
2 – Dopisanie samochodu
Póki co aplikacja umożliwia wygenerowanie sprawozdania tylko i wyłącznie za spalone paliwo w pojazdach z silnikami spalinowymi. Aby takie sprawozdanie stworzyć musimy najpierw dodać pojazd / pojazdy jakie posiadamy w naszej firmie.
Gdy jesteśmy zalogowani, w zakładce: ‚Silniki -> Dodaj pojazd’ podajemy najpierw numer rejestracyjny oraz krótką nazwę pojazdu. Domyślnie ustawiony jest status ‚Aktywny’. Można go zmienić np. jeśli w danym półroczu pojazd był czasowo wyrejestrowany lub jest już sprzedany, ale chcemy zachować go w bazie.
Następnie z listy wybieramy, odpowiadający naszemu, wariant pojazdu i na samym dole listy klikamy ‚Zapisz’.
Aby dodać kolejny pojazd klikamy ponownie zakładkę ‚Dodaj pojazd’ i powtarzamy powyższą procedurę. Dodany pojazd pojawia się w zakładce ‚Silniki -> Lista pojazdów’ i stąd możemy go edytować.
Ponieważ na sprawozdaniu, które składa się do Urzędu Marszałkowskiego nasze pojazdy nie są wyszczególnione po numerze rejestracyjnym, możemy pod jedną nazwą dodać kilka podobnych pojazdów, np.: posiadamy 4 auta o ładowności powyżej 3,5 t i identycznej normie spalin – dodajemy je jako grupę pojazdów.
Polecamy jednak wprowadzanie pojazdów pojedynczo, ponieważ w niedalekiej przyszłości będzie możliwe sprawdzenie statystyk dotyczących eksploatacji poszczególnych pojazdów np. średnie spalanie w dłuższym okresie czasu.
3 – Dopisanie zakupionego paliwa
Kolejnym krokiem przybliżającym nas do wygenerowania sprawozdania jest dodanie zatankowanego w danym półroczu paliwa. W tym celu przechodzimy do zakładki ‚Silniki -> Zakup paliwa’.
W pierwszej kolejności wybieramy datę faktury – jeśli prowadzimy ewidencję „na bieżąco” (wprowadzamy ilości paliwa z pojedynczych faktur) lub – jeśli podajemy zbiorczą ilość paliwa zakupionego w danym półroczu, musimy uważać, aby data odpowiadała temu właśnie półroczu, np.: w II półroczu 2011 roku zakupiliśmy łącznie 15000 litrów paliwa dla danego pojazdu – podajemy datę na ostatni dzień półrocza. Ilość paliwa zaokrąglamy do pełnych litrów!
Kolejne kroki to:
– wybór pojazdu / grupy pojazdów, której dotyczy wpis,
– podanie przebiegu (nieobowiązkowe, ale potrzebne do statystyk),
– podanie ilości zakupionych w danym półroczu litrów – system sam przeliczy je na Mg (tony),
– kliknięcie klawisza „Dodaj”.
Po kliknięciu klawisza „Dodaj” wpisane dane pojawią się nieco niżej w Ewidencji. Wpisy można edytować, zmieniać i usuwać.
Dla kolejnych pojazdów powtórz powyższe kroki.
4 – Generowanie Sprawozdania
W momencie, kiedy podałeś już wszystkie dane możesz wygenerować sprawozdanie dla Urzędu Marszałkowskiego. W tym celu kliknij zielony klawisz „Generator Sprawozdań” po prawej stronie głównego menu aplikacji. Z rozwijanych list wybierz rok, półrocze oraz pojazd / pojazdy, których ma dotyczyć sprawozdanie, a następnie kliknij klawisz ‚Zapisz’. Na „Liście Sprawozdań” znajdującej się poniżej pojawi się odpowiedni wpis, który możesz usunąć lub pobrać w postaci pliku CSV lub PDF i wydrukować.
Pojawi się tam także kwota opłaty środowiskowej wyliczona na podstawie wprowadzonych danych. Przypominamy, że jeśli nie przekracza ona 400 zł za półrocze nie trzeba jej uiszczać.
Uwaga: Jeśli zmienimy wpisy z punktu 3 dotyczące danego półrocza (ilość litrów dla danego pojazdu lub datę), należy ponownie wygenerować sprawozdanie, powtarzając kroki z punktu 4.
5 – Wysyłanie Sprawozdania
Wydrukowane sprawozdanie należy dostarczyć osobiście lub wysłać listem poleconym (najlepiej za potwierdzeniem odbioru) do Urzędu Marszałkowskiego i, w przypadku niektórych województw także, do Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska. Adresy tych instytucji znajdziesz w zakładce Sprawozdania -> Gdzie? lub kliknij w tutaj.